5 fonctions que votre petite entreprise devrait envisager d'externaliser

5 fonctions qu'une PME devrait envisager d'externaliser

Les petites entreprises savent qu’elles doivent économiser de l'argent et piloter au mieux leurs ressources internes.

En revanche, elles ignorent souvent qu’elles peuvent gagner de l’argent - et soulager leurs ressources - en externalisant certaines fonctions de leur entreprise.

Voici cinq fonctions principales à prendre en compte - et quelques idées supplémentaires - auxquelles vous pouvez réfléchir.

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Les dirigeants de petites entreprises sont passés maîtres dans l'art d'utiliser chaque minute libre de leur temps.

Mais ils ne sont pas experts pour savoir quand débrancher, éteindre leur ordinateur portable ou laisser tomber les tâches qui n'ont pas besoin de leur touche personnelle mais qui bénéficieraient vraiment de la touche d'un expert.

Les propriétaires d'entreprise reçoivent sans cesse les mêmes conseils pour relever leurs défis.

Les experts disent que la clé réside dans ces deux choses : déléguer et externaliser.

Il s'agit essentiellement de deux façons pour les propriétaires de petites entreprises de décharger les tâches de leur liste de choses à faire tout en s'assurant qu'elles sont quand même réalisées.

La délégation est généralement la plus simple des deux. Il n'est pas trop difficile de trouver quelqu'un pour prendre en charge les tâches qui retardent le propriétaire de l'entreprise. L'hésitation survient lorsqu'un propriétaire d'entreprise n'aime pas laisser tomber certains aspects de son activité. Cependant, la plupart des propriétaires admettent qu'ils ne sont pas experts dans tous les domaines de leur entreprise.

L'externalisation est un peu plus compliquée.

Le terme a une myriade de connotations qui dépendant des secteurs d'activité, de l'expérience antérieure de chacun et des messages de l'entreprise.

Si l'externalisation est probablement une bonne chose, il faut s'assurer que vous sous-traitez les bonnes fonctions pour votre entreprise aux bonnes personnes, entreprises ou organisations.

Avec cet article, considérez les activités que chez Efficience Ensemble nous pensons que les petites entreprises peuvent facilement externaliser.

Quelles fonctions peuvent être externalisées pour les petites entreprises ?

En un mot, les fonctions qui peuvent - et doivent - être externalisées exigent un ensemble de compétences spécifiques que l'on peut trouver à l'extérieur de l'entreprise et qui ne constituent pas la fonction principale de l'entreprise.

Par exemple, si votre petite entreprise offre des services de marketing, vous ne voudrez peut-être pas externaliser votre marketing, bien que vous puissiez envisager de le compléter.

Mais si vous êtes un cabinet comptable, l'externalisation de vos fonctions marketing peut s'avérer bénéfique et contribuer à la croissance de votre entreprise.

Voici quelques exemples de services commerciaux externalisés à envisager:

1. La comptabilité et la tenue des livres

La comptabilité est une fonction courante que les petites entreprises choisissent d'externaliser. Si vous n'êtes pas un expert financier, il est difficile de le devenir tout en dirigeant une entreprise. Et honnêtement, avez-vous vraiment envie de vous occuper de vos finances ? Pour toute entreprise, il y a des processus, des normes de conformité, des paiements et des implications fiscales, et des chiffres à traiter pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

Il y a aussi beaucoup de place pour des erreurs humaines coûteuses si la personne qui s'occupe des finances de l'entreprise se précipite dans le processus, n'est pas bien informée ou ne dispose pas des ressources nécessaires pour faire le travail. L'externalisation de la comptabilité et de la tenue des comptes augmente l'efficacité et permet de réaliser des économies à long terme.

2. La Direction Administrative et Financière

En quoi un DAF externalisé est-il différent d'un comptable externalisé ?

En réalité, il existe des différences essentielles entre les services fournis par un DAF (directeur financier) externalisé et un service comptable classique.

Les comptables :

· Enregistrent et traitent les transactions historiques de l'entreprise, souvent plusieurs mois après qu'elles aient eu lieu.

· Vous disent ce qui s'est passé dans l'entreprise, lorsqu'il est trop tard pour le changer.

· Vous épargnent des impôts.

· Se soucient uniquement des délais légaux.

Les directeurs financiers externalisés :

· Examinent la gestion et les processus financiers au sein de l'entreprise, souvent sur une base hebdomadaire ou mensuelle, en fournissant des conseils rapides qui peuvent faire une différence significative pour une entreprise avant que les problèmes ne surviennent.

· Regarder vers l'avenir, vers les situations et les opportunités à venir et assurer le succès financier de l'entreprise.

· Améliorent vos bénéfices.

· Se préoccupent de la santé financière globale de l'entreprise.

Chez Efficience Ensemble nous ne concentrons pas uniquement sur les faits et les chiffres historiques, mais nous les utilisons comme point de départ pour regarder vers l'avenir. Ainsi nous pouvons vous proposer des suggestions sur la façon dont vous pouvez améliorer ces résultats à l'avenir.

Nous n'apparaissons pas seulement à la fin de l'année, mais vous accompagnons toute n’année.

Nous offrons un accès permanent à nos connaissances et à notre expérience, sans frais supplémentaires, pour permettre aux clients de poser des questions et d'obtenir des conseils lorsqu'ils en ont besoin, sans craindre une augmentation de leurs factures

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3. Les ventes

La mise en place et l'exécution d'un processus de vente efficace comprenant la génération de prospects, les entonnoirs de vente et la conclusion d'affaires nécessitent un ensemble de compétences spécifiques. Les agences commerciales ou les professionnels expérimentés sont des experts en matière d'appels de vente efficaces et de conclusion de contrats. Si votre entreprise ne dispose pas du personnel ou de l'expertise nécessaires pour créer un flux de travail de vente et conclure des affaires, l'externalisation de cette fonction permettra de confier ces tâches à des professionnels qualifiés.

4. Le Marketing

Le bouche-à-oreille est généralement la première approche du marketing d'une petite entreprise. Cependant, les résultats vont ralentir à un moment donné, et c'est le moment de se concentrer sur le marketing de croissance. Le marketing est devenu indispensable aujourd’hui notamment car tout se passe sur internet. L'externalisation du marketing pour une petite entreprise doit inclure l'embauche d'une agence digitale externe. C'est certainement le meilleur moyen de créer et de mettre en œuvre un plan marketing et stratégique professionnel. Les agences peuvent gérer tous les aspects, de la stratégie à la conception, en passant par l'exécution et la mesure des résultats.

Ces entreprises sont également idéales pour offrir un point de vue extérieur. Vous pourrez trouver de nouvelles idées ou approches basées sur leur expertise et leur connaissance de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Le gros avantage de cette externalisation est que vous pouvez tout confier à l’agence de votre choix, pas nécessairement dans votre ville, ni même votre département.

5. L'informatique et le Management des systèmes d’Information

L'informatique est une fonction tellement spécialisée qu'elle est l'un des aspects les plus externalisés d'une entreprise. Étant donné que la gestion de l'informatique et des systèmes requiert une multitude de connaissances, notamment en matière d'intégration, de sécurité et de dépannage, la plupart des fournisseurs proposent une approche personnalisée pour aider votre entreprise.

Vous pouvez envisager l'externalisation de l'informatique pour les petites entreprises et confier l'ensemble de votre management à un fournisseur de services gérés, ou vous pouvez travailler avec une société proposant des services à la demande qui vous aideront pour la maintenance continue ou les problèmes urgents.

6. Autres services

Selon le type d'entreprise et de services, d'autres fonctions sont couramment externalisées avec succès. La nature et l'étendue de vos besoins dépendront de votre activité, de votre volonté d'expansion et de la disponibilité des ressources internes.

Ces fonctions comprennent:

Fabrication
Transport maritime
Logistique
Traitement des commandes
Service à la clientèle
Ressources humaines

Devriez-vous externaliser certaines fonctions de votre petite entreprise ?

Si vous envisagez de recourir à l'externalisation, c'est que vous êtes probablement débordé, bloqué ou en quête de croissance. L'externalisation peut être source d'efficacité, de réduction des coûts et de temps libre, mais vous devez être prêt à vous engager et à le faire de la bonne manière.

Quand faut-il commencer à externaliser ?

Il existe quelques indicateurs clés qui vous aideront à décider si vous devez à externaliser. Cependant, la chose la plus importante à retenir est l'honnêteté. Soyez honnête avec vous-même sur votre entreprise et vos objectifs lorsque vous prenez des décisions.

1. Votre entreprise se développe et vous ne pouvez pas faire face à la charge de travail.

Même si votre entreprise se développe à un rythme qui nécessite un soutien supplémentaire, vous n'êtes peut-être pas prêt à embaucher un employé à temps plein pour s'occuper d'une fonction spécifique. Au lieu de recruter, d'embaucher et d'intégrer des employés à temps plein, l'externalisation peut être un moyen de soutenir la croissance.

L'externalisation peut être une excellente solution, qui vous évitera d'encourir les dépenses d'un employé à temps plein et le temps nécessaire à son intégration. Si vous engagez un pigiste, un entrepreneur ou une entreprise, il y a de fortes chances que la personne ou l'équipe soit hautement qualifiée et puisse se mettre au travail immédiatement.

2. Vous devez adapter votre activité en fonction des hausses saisonnières.

Si votre activité connaît des hauts et des bas prévisibles, le surcroît de travail pendant les périodes les plus chargées peut dépasser les capacités de votre équipe. Par conséquent, trouver un partenaire d'externalisation qui peut vous aider à augmenter ou à réduire les effectifs en fonction de l'activité vous permet de maintenir la productivité et d'éviter d'embaucher et de licencier.

3. Vous manquez d'expertise

Connaissez vos forces, vos défis et vos limites. Acceptez d'investir dans un professionnel qui s'occupera des tâches de manière beaucoup plus efficace et efficiente que vous ne pourriez le faire vous-même. Vous réduirez les heures que vous passez à essayer de "trouver une solution" et vous les consacrerez à ce que vous faites le mieux.

4. Vous n'avez tout simplement pas assez de temps

Comme nous l'avons mentionné, les dirigeants d'entreprise manquent souvent de temps pour tout faire, et ils ne parviennent pas toujours à accomplir les tâches prioritaires qui génèrent des revenus ou créent de la croissance. Par conséquent, si vous observez que des choses passent à travers les mailles du filet ou que des opportunités sont manquées, c'est le moment idéal pour externaliser certaines fonctions commerciales et vous recentrer.

Quand l'externalisation n'est-elle pas forcément la bonne solution?

Si l'externalisation peut absolument profiter aux petites entreprises et leur apporter un soutien indispensable, il arrive que l'externalisation ne soit pas la meilleure solution.

1. Votre budget est serré

Si vous n'avez vraiment pas les moyens d'externaliser, ce n'est pas le bon moment. Certaines fonctions coûtent plus cher, d'autres moins, mais dans l'ensemble, il s'agit d'un investissement. Si vous pensez que l'externalisation est la meilleure option, mais que vous ne pouvez pas justifier la dépense par rapport au rendement pour le moment, gardez-la sur votre liste et revoyez-la au moment opportun.

2. Vous manquez de ressources internes

Bien que de nombreuses options d'externalisation soient proches de la clé en main, une certaine gestion interne sera toujours nécessaire. Si vous ne disposez pas des ressources internes nécessaires pour superviser la fonction externalisée ou fournir les orientations nécessaires, vos efforts risquent de tomber à plat.

3. Un consultant serait une meilleure option

Une question à se poser est la suivante : "Un consultant peut-il vous aider à résoudre ce problème ?". En d'autres termes, s'agit-il d'un problème ponctuel qui peut être résolu en engageant quelqu'un de manière ponctuelle ? Bien que cela soit encore techniquement considéré comme de l'externalisation, il s'agit d'une solution plus temporaire et peut simplement nécessiter un consultant pendant une courte période pour mettre les choses en ordre et vous aider à aller de l'avant.

4. Vous avez des problèmes de sécurité

Si votre entreprise traite des informations très sensibles, soyez prudent en autorisant l'accès à ces informations. Si des habilitations de sécurité spécifiques ou d'autres questions juridiques sont en jeu, vous pouvez éviter l'externalisation et engager quelqu'un pour travailler en interne. En embauchant un employé, vous pouvez garder plus de contrôle et de transparence.

L'externalisation est source d'efficacité

Par expérience, en règle générale, l'externalisation est un booster de résultats. Elle vous permet d'en faire plus et de confier les tâches et processus essentiels à des professionnels sans accroître votre équipe à temps plein.

Cela permet de maîtriser les coûts, d'accroître l'efficacité et de libérer des ressources pour que vous et votre équipe puissiez enfin vous concentrer sur ce que vous aimez.

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