Techniques & outils indispensables pour retrouver l'équilibre
vie professionnelle - vie privée
La direction d'une entreprise dans le contexte actuel, marqué par les incertitudes et les contraintes, est exigeante.
Clairement l'organisation - ou le manque d'organisation - peut faire ou défaire vos progrès.
Le management du temps et des talents, l'utilisation optimale de la technologie et des outils disponibles, et l'investissement dans les bons experts sont les moyens infaillibles d'être - et de rester performant - et de gagner du temps pour d'autres activités.
En tant que conseil en organisation j’ai rassemblé ici les 5 meilleures habitudes à prendre dès aujourd’hui pour réussir.
Elles ont changé ma vie d'entrepreneuse, je suis sûre qu'elle faciliteront grandement la votre !
Et si vous avez besoin d'aide ou de conseils personnalisés, nous sommes à votre disposition.
1. Organisez votre journée de dirigeant : planifiez votre satisfaction immédiate
1. Commencez toujours votre journée par une routine matinale, à savoir la première chose que vous faites le matin. C’est essentiel, car la façon dont vous commencez détermine le ton et la teneur du reste de la journée. Faites ce qui vous satisfait et vous permet d'avancer dans votre journée en étant fier(e) de l'avoir fait.
2. Créez des plages de temps pour traiter les tâches répétitives et chronophages comme les e-mails. ces tâches ne doivent jamais polluer votre journée et vous distraire de votre cible d'efficacité. Il existe de nombreux outils qui permettent de rationaliser le flux de travail et de gagner du temps. C'est vrai pour vos affaires professionnelles comme personnelles. Réseaux sociaux parfait ! mais concentrés sur un espace temps déterminé et limité.
3.Choisissez un système ou une technique personnelle pour hiérarchiser et organiser votre travail. Dressez une liste de tout ce qui doit être accompli dans une journée ou une semaine donnée. Entourez les tâches que vous seul pouvez accomplir et numérotez-les par ordre de priorité. Examinez les possibilités de déléguer ou d'éliminer le reste.
Parlons de la délégation. De nombreux chefs d'entreprise ont du mal à confier du travail aux autres. Il est important de concentrer votre expertise sur les aspects essentiels de la gestion et de la croissance de votre entreprise. La stratégie, les décisions clés et les décisions relatives aux talents sont toutes des priorités pour un dirigeant d'entreprise. Les tâches telles que l'administration, la comptabilité, la maintenance et d'autres activités plus tactiques peuvent (et doivent probablement) être prises en charge par d'autres membres de l'équipe, ou des partenaires de proximité.
2. Organisez votre stratégie : planifiez votre réussite à moyen et long terme
-Déterminez où vous êtes, où vous voulez aller et les actions nécessaires pour y parvenir.
-Communiquez clairement l'objectif et le plan d'action à votre équipe.
-Identifiez les jalons et les mesures qui signaleront les progrès et la réalisation de vos objectifs
3. Tirez le meilleur parti des talents disponibles : Développez votre équipe pour gagner aujourd'hui et demain
•Votre plan stratégique est une feuille de route unique vers l'objectif que vous souhaitez atteindre dans votre entreprise. La planification stratégique est une activité visant à organiser les efforts de votre entreprise autour de cet objectif central. Il est important de savoir où vous allez et comment y parvenir. Comme on le dit souvent "Si vous visez à aller nulle part, vous y finirez à tous les coups".
•Que vous soyez un entrepreneur individuel, une petite ou une moyenne entreprise, vous disposez d'une série d'options pour inciter d'autres personnes à partager la charge de travail. Pensez à l'image d'un caillou que l'on laisse tomber dans une mare d'eau. L'impact du caillou provoque des ondulations qui se propagent vers l'extérieur du caillou en formant des anneaux concentriques. Ce sont vos anneaux d'influence et votre vivier de talents disponibles.
•Dans une petite ou moyenne entreprise, le premier anneau est votre équipe de direction ou de subordonnés directs et votre première ligne de talents disponibles pour gérer le travail qui ne nécessite pas votre attention directe. Les autres membres de l'équipe peuvent être des employés de second niveau, des bénévoles ou des fournisseurs externes que vous choisissez comme partenaires : autant de ressources à prendre en compte pour la délégation de tâches.
•Pour un entrepreneur individuel, réfléchissez à des moyens créatifs de constituer une équipe d'employés à temps partiel, de stagiaires et de bénévoles.
Connaissez votre vivier de talents, ses forces et ses faiblesses. Cela vaut aussi bien pour les employés que pour les autres ressources de talents. Lorsque les membres de l'équipe travaillent dans leurs points forts, ils sont généralement plus productifs et plus engagés. Bien que vous soyez le chef d'entreprise, il est fort probable que vous ne soyez pas un expert en tout. Utilisez votre génie unique là où il compte le plus pour votre entreprise. Engagez d'autres personnes pour gérer les tâches qui sont moins prioritaires ou qui ne sont pas votre point fort. Et pour les sujets clés comme la finance, la stratégie de votre entreprise prenez un expert de proximité.•Identifiez votre vivier de talents•Déléguez le travail en fonction des capacités et des aptitudes•Donnez aux employés la formation et les outils dont ils ont besoin pour organiser et accomplir le travail efficacement.• Fournissez un retour régulier sur la qualité du travail accompli
Si vous vous sentez un "dirigeant débordé", si vous souhaitez optimiser votre délégation afin de pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier et améliorer votre leadership, vous êtes à la bonne adresse.
4. Tirez parti de la technologie : Sachez utiliser les bons outils, au bon moment
En 2021 la technologie est accessible et doit être notre alliée. Nous avons plein d’offres de logiciels et d’applications, il faut juste se concentrer sur les indispensables.
- À un niveau personnel, la priorité est la technologie de l'assistant vocal qui vous permet de ne plus perdre de temps à saisir tous vos messages, vos prises de notes ! Siri ou Alexa, et même Microsoft Office peuvent fournir un raccourci pour la prise de notes, les listes de tâches et les rappels automatiques pour les réunions et les rendez-vous.
- Le choix d'un système robuste de gestion de la relation client (CRM) vous permettra d'organiser vos relations avec vos clients et vos prospects. Un bon CRM permet d'organiser vos listes de clients et de gérer la cohérence des contacts avec les clients, le service à la clientèle et va conduire à une augmentation des ventes. Nous utilisons Zoho et ne serions que vous conseiller de l’adopter : demandez-nous !
- Un assistant virtuel de messagerie peut gérer à votre place les tâches qui vous font perdre du temps. Un assistant virtuel peut mettre à jour les contacts, programmer des réunions, trier, trier et répondre aux e-mails avec des messages de suivi personnalisés.
- Automatisez les tâches commerciales de base dans la mesure du possible. Des plateformes CRM de qualité comme ZoHo vous permettent d’organiser le contenu des réseaux sociaux et d’automatiser les calendriers de publication.
- L'utilisation d'outils dotés d'intelligence artificielle (IA) peut rationaliser les tâches administratives répétitives. L'IA est déjà intégrée dans des produits comme le logiciel de comptabilité ZoHo Books (et oui ça marche ! ).
Il est essentiel pour votre réussite de rester à l'écoute des tendances technologiques. Choisir la meilleure technologie au bon moment pour organiser le flux de travail, gérer les clients et coordonner votre chaîne d'approvisionnement vous permettra de dégager du temps supplémentaire que vous pourrez consacrer à la direction critique de votre entreprise. Et rester informé des innovations technologiques de pointe vous aidera à préparer l'avenir.
5. Oubliez l'équilibre, optez pour l'intégration satisfaction pro et satisfaction perso !
•L'expression "équilibre entre vie professionnelle et vie privée" est un adage souvent répété et une quête difficile à atteindre. En théorie, une vie bien équilibrée comporte des parts égales de temps, d'énergie et de passion consacrées au travail et hors du travail. En réalité, les heures de travail consomment beaucoup plus de nos 24 heures par jour qu'il n'est possible d'égaliser avec des activités non professionnelles.
- Intégrez des pauses énergisantes à votre journée de travail, comme un déjeuner avec un conjoint, un partenaire ou un ami.
- Si vous n’en n’avez pas le temps, faites des pauses avec l’application Calm ! vous verrez l’efficacité !
- Déplacez des blocs d'activités professionnelles pour tenir compte d'engagements personnels, par exemple en déplaçant un projet moins prioritaire le samedi matin pour pouvoir assister au spectacle scolaire d'un enfant l'après-midi en semaine.
- Investissez en vous-même pour votre bien-être personnel, votre famille et votre vie privée.
Une recherche plus réaliste et même plus confortable est probablement l'intégration du travail et de la vie, de sorte que nous puissions confortablement établir des priorités et répondre harmonieusement aux exigences professionnelles et personnelles, aux relations et aux autres activités.
Si vous vous sentez un "débordé", si vous souhaitez optimiser votre organisation afin de pouvoir améliorer votre vie, vous êtes à la bonne adresse.
